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广州市自来水公司案例分析

广州市自来水公司创建于1905年10月,是集自来水的生产、销售、服务和多种经营为一体的国家特大型供水企业,资产总额近59亿元,职工人数约5000人。公司现有17个机关部室、7间水厂、5个供水管理所、1个加压站管理所和8个辅业单位。供水面积485.4平方公里,管网长度约5143.6公里,综合日供水能力448.5万立方米,最高日供水量达432.6万立方米。

信息化需求

广州市自来水公司作为广州市大型企业,每年工程项目投资约4亿元左右,包括大型基建项目、管网建设、更新改造(工改、大修、科技)、计量系统改造等,各类建设项目数量繁多,投资巨大。随着企业的不断扩展与壮大,投资建设的项目逐年增多,管理任务日益繁重,采取原来的手工管理方式已很难控制各项目的成本和进度,对庞大的项目动态信息量也难以把握。

原有的管理技术手段相对滞后,造成各管理部门间流程条块分割,项目建设管理信息分布离散,无法有效、实时地全面共享,影响了项目的高效实施。另外现有的项目建设管理流程相对复杂,现有手段和方式无法有效跟踪、监督和保障,无法有效实现管理上的精兵简政、高效灵活。

面对日益复杂、数量庞大的项目建设及其积累的历史数据,传统的管理手段和方式也难以实现灵活的和适用的项目业务数据查询。在项目建设过程中,公司决策层以及项目负责人要求能及时掌握项目进展的最新情况,要求将建设项目的重要信息形成数据仓库,为企业建设工程项目管理提供全面的资料共享、查询统计、预测和决策支持。

总之,企业层级的工程建设普遍难以管理,并且如何对这么多的项目进行高效管理、达到顺利推进项目建设、如期实现项目投资、进度和质量等核心目标,更是对企业层级的项目管理水平提出了更高的要求。

为此,广州市自来水公司领导决定建立一个工程项目管理系统,利用该系统对建设项目的立项、审批、资金、成本、进度、质量、招标、合同、项目文档、结算、固定资产办理等进行全方位、全过程管理,将科学有效的管理手段计算机化,改善企业内现行项目管理流程,在实现建设项目自动化管理的基础上,使所建设的项目在规定的投资预算范围内,以最短的工期,高质量地完成建设任务。

业务应用系统方案

易建科技设计开发的工程项目管理系统从广州市自来水公司多项目和项目群组综合管理要求入手,全面整合企业工程管理业务流程,实现了工程项目管理业务数据规范、及时处理。在此基础上,企业决策层对多个项目和项目群组同时了解评估,实现多项目多层次的项目管理。

系统加强了对各类业务的审批流程,优化企业对项目业务管理流程,充分考虑实现决策层、管理控制层、业务操作层等不同层次的需求,促进管理水平和效率的提高。

系统整合企业与工程相关的各类业务,全面监督各类组织机构,帮助企业建立工程项目管理业务数据库,实现知识沉淀积累,积极推进广州市自来水公司建设工程项目更科学、更高效的管理、实施。

系统由以下主要业务功能模块组成:业务审批、预警信息、沟通协调、立项管理、进度管理、招标管理、合同管理、竣工管理、查询及报表、流程设置、系统设置、系统管理。

业务审批:对企业建设工程项目管理各类业务审批流程进行梳理和优化,实现业务流程的自定义流转,并记录流程过程中的全部活动;各级管理者能够灵活定制各种审批流程,并在系统中参与业务决策审核。

预警信息:对所有已经出现超支情况的项目进行汇总预警,提醒管理人员针对已经超支的项目进行检查,采取相应措施。

沟通协调:对具体建设项目相关信息进行沟通和协调,以及企业的相关信息进行发布。主要包括协调信息、企业制度、短信中心功能。

立项管理:对需要立项的项目提出申请,并在审批通过后,对项目进行维护管理。主要包括大型项目信息、立项申请、立项计划下达、资金追加申请、项目组织、项目结转、项目关闭、项目统计台帐功能。

进度管理:对项目进行阶段划分,编制项目进度计划,并定时进行进度填报,及时反应项目的进展情况。主要包括项目阶段定义、项目工作分解及填报、项目进度填报、甘特图功能。

招标管理:对项目招标和物资招标从招标申请到中标进行管理,并将项目中所有的招标信息进行汇总,主要包括物资招标申请、招标申请、招标进度、招标统计台帐功能。

合同管理:对合同的申请流程、清单明细、合同的支付、固定资产进行统一管理并进行台帐查阅,主要包括合同评审、合同基本信息、合同清单、合同变更、合同支付、合同结算、固定资产结转、合同统计台帐功能。

竣工管理:对工程的分部、分项工程验收进行管理及工程的竣工进行申请审批,对工程的竣工资料进行管理,主要包括竣工验收申请、验收审批记录、验收资料功能。

查询及报表:为广州市自来水公司提供强大的报表设计与浏览功能,并很好地解决了B/S架构软件中报表的预览、打印及导出文件等难题。

项目实施

在广州市自来水公司的项目实施过程中,整个项目实施过程分三个大的阶段进行:项目启动与调研阶段、系统设计与开发阶段、项目实施与交付阶段。

项目成功实施要点

系统、完善的项目计划及执行

整个项目计划过程系统、完善、严格,是确保项目成功的基础。项目计划按顺序有:总体项目实施计划、项目调研计划、系统详细开发计划,并根据系统的开发的具体进展情况,不断实时调整总体系统详细开发计划。到了系统开发最后的冲刺阶段分别编制了系统最后一个月开发工作计划、系统最后三周开发工作计划、系统最后二周的开发工作计划,充分控制了系统开发最后的冲刺阶段进度。在实施推广阶段,制定系统上线实施计划、系统第一、二、三次培训计划等,从而牢牢地控制住了整个项目的执行过程。

缜密、细致的深化设计过程

为了更加全面、细致的掌握客户需求,减少客户需求的变化,易建科技除了正常的需求调研外,增加了系统深化设计过程。通过一个多月的需求调研后,易建科技明确了系统的总体需求,并在此基础上,经过两个多月的严格、细致的深化和原型设计过程。在此过程中实时的和客户沟通,不断的细化需求,不断论证设计目标,把广州市自来水公司的需求细节体现到原型系统上来。缜密、细致的系统深化设计工作为下一阶段有条不紊的系统设计和开发工作打下了坚实的基础。

严谨的初始化数据采集

系统原型评审、确认后,广州市自来水公司各部门随即开始着手进行系统初始化数据(管网、非管网、小型和大型项目立项表单及统计报表等)的采集工作。广州市自来水公司各部门的人员经过两个多月不懈的努力,整理出了系统全部初始化数据。这些数据经易建科技实施顾问严格审核合格后导入到系统中。这些细致、严谨的系统上线实施前的准备工作,确保了广州市自来水公司工程项目管理系统快速、高效的开展了该系统的上线使用工作。

全过程的信息系统客户价值评估

项目的根本目标是必须有效实现客户的价值。在项目实施过程中,易建科技以反复的信息系统客户价值正式评估、日常跟踪评估以及相应的项目管理措施,有效的实现系统的客户价值,也强有力的保障了系统设计的各项目标的实现。

应用效果

广州市自来水公司选用易建科技工程项目管理系统软件成功进行了工程项目的信息化建设,实现了软件在全公司所有分支机构范围内的全面应用,对促进广州市自来水公司建设工程项目管理和企业发展起到了积极的作用。

规范了建设工程项目管理过程、精益化项目管理和投资控制、提高了项目运作效益
  通过运用系统实现了对项目立项审批、招标、合同、进度、竣工管理的有效控制和高效管理;使广州市自来水公司建设工程项目管控过程更加清晰和条理,实现了建设工程项目投资全过程管理直至最后形成固定资产;项目整体运作效率得到有效提高。

优化、固化建设工程项目管理流程、明晰管理规范
  运用系统实现科学的管理,构建科学的建设工程项目组织职能结构,优化、固化广州市自来水公司建设工程项目管理流程。每个员工通过系统进行工作,在工作中出现的问题能够做到有据可查,使各种管理规范更加明晰,并大大的增强了员工的责任意识,并使项目运作效率得到提高、管理流程得到优化。

提高了沟通协调效率、减少了工作延误和内耗
  通过应用系统,工作效率较以前有了明显的提高,特别是项目立项审批、固定资产结转和项目招标准备工作时间大大缩短。广州市自来水公司各部室及下属各分支机构间的项目数据交互直接通过系统有序进行,减少了沟通时间和环节,使业务信息沟通得更加及时、顺畅,信息得以充分共享,提高了企业内部组织之间的沟通协调效率,从而大大减少了工作的延误。

有利于企业工程造价定额、建设工期定额等方面知识积累和提高
  通过对系统的运用,沉淀企业建设工程管理知识和信息数据,有效强化了广州市自来水公司内部各部门之间信息、知识的沟通与交流,提高员工的学习和工作效率。通过应用系统,广州市自来水公司预算部门获取了多个典型工程类型项目的预算、投资及工程进度数据,对于今后,企业形成自身内部工程造价定额和建设工期定额有极大的参考价值。

提供决策支持、提高了企业的反应能力、决策能力、执行能力
  对于广州市自来水公司领导而言,通过运用系统能够方便地收集和统计企业建设工程项目活动中的信息数据,实时掌控项目的建设情况;同时借鉴企业知识管理沉淀积累的经验数据,实现有效的项目策划分析、投资分析、建设过程管理等,辅助进行及时准确的决策活动,使企业能够快速捕捉瞬息万变的建设项目环境条件、从容应对复杂的建设项目外部环境,提高了企业的反应、决策与执行能力,使广州市自来水公司建设工程项目管理水平得以提高。